"업무 시각화 2/e: 효율적으로 업무를 처리하는 시간 관리 비법"을 읽고 정리한 내용입니다.

들어가며

시간은 우리가 가장 원하는 것인데도 엉망으로 사용한다. 업무를 효율적으로 처리하고 싶지만, 어디서 시간이 사라지는지 모를 때가 많다.

칸반(Kanban)은 업무와 문제를 시각화하고, 업무 흐름의 효율성을 개선하기 위한 접근 방식이다. 궁극적인 목적은 문제를 수면 위로 끌어올리는 것이다.

이 글에서는 업무 효율성을 저해하는 시간을 훔쳐가는 다섯 도둑을 찾아내고, 이를 시각화하여 해결하는 방법을 다룬다.

시간을 훔쳐가는 다섯 도둑

업무 효율성을 저해하는 주요 요인들은 다음과 같다.

1. 너무 많은 진행 중 업무(WIP)

소화하기 힘들 정도로 초과 업무를 맡는 이유

  1. 우리는 요청한 사람을 좋아한다
  2. 우리는 팀에 소속된 사람이다
  3. 굴욕감을 느끼기를 두려워한다
  4. 새롭고 반짝이는 것을 좋아한다
  5. 시작하기 전까지는 요구사항이 얼마나 큰지 알 수 없다
  6. 우리는 사람들을 기쁘게 하고 싶다

문제점

  • 잦은 문맥 전환
  • 고객 대기 시간 증가
  • 품질 관리 어려움
  • 팀원들의 짜증 유발
  • 비용 증가

해결책

  • WIP 제한을 통해 지속 가능한 업무량을 유지
  • 불필요한 문맥 전환을 줄임
  • 진행 중 업무 개수를 줄이는 것을 제한이 아닌 자유라고 생각하기

멀티태스킹은 일의 진행을 망치는 좋은 방법이다. 멀티태스킹은 그저 한 번에 여러 가지 일을 망칠 기회에 불과하다.

2. 알려지지 않은 의존성

의존성의 유형

  • 구조 의존성: 시스템이나 아키텍처에 대한 의존성
  • 전문 지식 의존성: 특정 전문가에 대한 의존성
  • 활동 의존성: 다른 활동이 완료되어야 진행할 수 있는 의존성

문제점

  • 모든 의존성은 지연되거나 늦을 수 있는 가능성을 두 배로 만듦
  • 프로젝트 관리자가 모든 구성원을 찾아다니며 조정해야 할 일이 많음
  • 업무에 필요한 사람이 바빠서 대응할 수 없음
  • 코드/개요/계획의 일부분이 변경되면서 예기치 않게 다른 일에 영향

해결책

  • 의존성을 시각화하고 줄여 시간과 비용을 절약
  • 팀 간 의존성을 명확히 표시
  • 제품 중심으로 팀을 구성하면 프로젝트와 관련된 문제를 줄일 수 있음

3. 계획에 없던 업무

문제점

  • 시스템 예측 불가능성 증가
  • 기대치 훼손
  • 계획된 업무의 지연
  • 계획에 없던 업무는 계획한 업무에게서 시간을 훔침

해결책

  • 칸반을 통해 계획에 없던 업무를 시각화하고 예측 가능성을 높임
  • 긴급 업무를 수용할 자원과 능력을 미리 계획
  • 계획에 없던 업무와 계획한 업무의 비율을 측정하여 수용량을 계획하는 데 활용

계획에 없던 업무는 언제나 존재하기 때문에 계획에 없던 업무를 계획해야 한다.

4. 상충하는 우선순위

문제점

  • 무엇이 최우선인지 불확실
  • 너무 많은 WIP로 이어짐
  • 사이클 타임 증가
  • 인력/자원 경쟁으로 업무 흐름 차단

해결책

  • 팀원들에게 가장 중요한 우선순위를 명확히 알림
  • 불필요한 경쟁을 줄임
  • 우선순위를 시각화하여 명확히 전달

생산성이란 워커홀릭이 되어 바쁘게 보내거나 밤늦게까지 일하는 것이 아니다. 그것은 업무를 우선순위화하고 필사적으로 당신의 시간을 지키는 것이다.

5. 방치된 업무

문제점

  • 중요하지만 방치된 업무가 결국 긴급한 업무가 됨
  • 기술 부채 누적
  • 좀비 프로젝트 발생

해결책

  • 방치된 업무를 시각화
  • 좀비 프로젝트를 식별하여 집중하거나 제거
  • 지연을 시각화하고, 가치가 낮은 프로젝트를 제거

시간 도둑을 드러내는 방법: 시각화

시각화의 중요성

  • 인간의 두뇌는 시각을 통해 의미 있는 패턴과 구조를 찾도록 설계되어 있음
  • 인구의 2/3는 시각-공간 학습자로, 시각화가 특히 효과적
  • 시각화는 업무 개선의 가장 기본적인 방법

시각화의 4가지 요소

  1. 구조: 명확한 구조와 체계
  2. 유용성: 실제로 유용한 정보 제공
  3. 관련성: 관련 있는 정보만 포함
  4. 정직성: 정확하고 신뢰할 수 있는 정보

업무 가시화가 필요한 경우

  1. 업무 처리 방법을 한 사람만 아는 경우 (알려지지 않은 의존성)
  2. 한 팀의 업무가 다른 팀에 영향을 미치는 경우 (알려지지 않은 의존성)
  3. 짧은 시간 소요 업무가 많아 추적되지 않는 경우 (너무 많은 WIP)
  4. 잦은 인터럽트, 상충하는 우선순위 등 반복적인 문제가 발생하는 경우

업무 카테고리 설정

  • 시스템 상태를 파악하기 위해 3~7개의 업무 카테고리 설정
  • 예: 계획에 없던 업무, 유지보수, 비즈니스 요청, 팀 개선
  • 실무자의 참여를 통해 주인의식을 높임

업무 항목 카드 디자인

업무 흐름 관리에 필요한 데이터를 포함:

  • 카드 ID
  • 제목
  • 담당자
  • 우선순위
  • 요청일
  • 코멘트
  • 꼬리표(태그)

주의할 점: 시각화를 시작할 때 칸반보드에 너무 많은 요소를 넣어서 설계하는 것은 아무 의미가 없음을 명심하고 단순하게 유지하자. 보드 설계가 안정화되려면 팀 성숙도에 따라 2~4주, 혹은 6주 정도가 걸린다.

업무 흐름 지도 작성

  • 현재 진행 중인 업무와 잠재적인 중단/지연 문제를 시각화
  • 시간 도둑을 식별

가치 흐름 캔버스

  • 모든 업무와 팀 간의 업무 전달을 시각화
  • 가치 흐름을 이해하고 개선 영역을 찾음

너무 많은 진행 중 업무 도둑 잡기

WIP 제한 설정

  • 업무 항목 유형, 레인(swimlane), 열(column) 또는 팀 레벨로 제한 설정 가능
  • WIP 제한은 시스템에 필요한 긴장감을 만들어 업무 완료를 위한 제약 조건을 제공
  • 진행 중 업무 제한은 시스템에 필요한 긴장감을 만든다

흐름 타임(Flow Time) 계산

흐름 타임 = 진행 중 업무 / 처리량
  • 하나의 항목이 시스템을 통해 흐르는 데 걸리는 평균 시간
  • WIP, 처리량, 흐름 타임 간의 관계를 이해하고 측정하여 업무 흐름을 최적화

핵심 개념

  • 처리량: 특정 기간 동안 완료된 항목의 평균 개수
  • 진행 중 업무: 시작했지만 완료되지 않은 업무의 평균 양
  • 흐름 타임: 하나의 항목이 시스템을 통해 흐르는 데 걸리는 평균 시간

측정 메트릭, 피드백 그리고 주변 환경

핵심 흐름 메트릭

  1. 흐름 타임: 업무가 시스템을 통해 흐르는 데 걸리는 평균 시간
  2. 흐름 속도: 단위 시간당 완료되는 업무의 양
  3. 흐름 효율성: 실제 작업 시간 대비 대기 시간의 비율
  4. 흐름 분배: 다양한 업무 유형의 분포
  5. 흐름 부하: 시스템에 가해지는 부하

시간 도둑 다이어그램

  • 시간 도둑 다이어그램은 조직에 어떤 도둑이 있는지, 그들이 얼마나 시간을 훔치고 있는지 보여줌
  • 팀이 직면한 이슈를 보고 싶어 하는 리더들에게 투명성을 제공
  • 예측성을 개선하고, 위험을 줄이는 데 필요한 일을 하기 위해 임원들의 승인을 유도할 수 있는 자료

운영 리뷰

발표할 메트릭

  • 처리량
  • 흐름 타임
  • 이슈와 차단된 업무 항목
  • 시간 도둑 다이어그램

추가로 보여줄 수 있는 메트릭

  • 에이징 리포트
  • 카드 유형 분포
  • 품질 척도로써 실패 부하(가치 요구 대 실패 요구)
  • 흐름 효율

회의의 기술

스탠드업 회의 핵심 질문

  1. 어떤 업무가 차단돼 있는가?
  2. 어떤 업무가 차단될 위험이 있는가?
  3. 보드에 없는 일이 진행되고 있는가?

린 커피

  • 사람들이 재미있어 하고, 서로 존중하며 효율적인 환경에서 그들이 원하는 주제를 논의할 수 있게 함
  • 린 커피 주제는 참석자들이 투표를 마친 뒤, 흐름을 볼 수 있게 칸반을 사용해서 시각화

5가지 업무 흐름 시스템

효율적인 업무 흐름을 만들기 위한 5가지 시스템:

  1. 업무 시각화: 문제를 수면 위로 끌어올림
  2. 진행 중 업무(WIP) 제한: 지속 가능한 업무량 유지
  3. 업무 흐름 측정 및 관리: 메트릭을 통한 객관적 평가
  4. 효과적인 우선순위 선정: 명확한 우선순위 정책 수립
  5. 피드백과 측정 기반의 지속적인 조정: 지속적인 개선

주의할 점: 추천하지 않는 사례

주말을 제외한 흐름 타임 메트릭

  • 모든 메트릭은 가정을 기반으로 함
  • 일부 시간을 제외한 흐름 타임은 데이터를 조작함
  • 비즈니스 고객들은 기간에 관심을 가짐

개인별 레인의 문제점

  • 업무 자체가 아니라 개인에게 집중됨 → 업무에 초점을 둬야 함
  • 업무 항목 카드를 완료 상태로 빠르게 옮기지 않으면 일을 잘하지 못한다고 생각함 → 변동성의 원인
  • 본인의 레인 바깥의 일에 관여해서는 안 된다고 느낌 → 알려지지 않은 의존성 위험 증가
  • 업무의 활용성이 아닌 사람의 활용성에 초점 → 협업이 불가능

실전 팁

스탠드업 회의 개선

  • 스탠드업을 준비 미리 하고 오게 하고, 필요한 질문만 주고 받음
  • 해당 작업을 하기 전에 보드를 통해 알 수 없는 것을 질문하고, 이를 기록해 두면 차츰 필요한 것을 미리 정리할 수 있음
  • 아침에 정리하라고 하는 것보다 전날 일을 마치며 정리할 것을 권장

스프린트 관리

  • 스프린트가 2개 이상 추가 되어 있는 작업은 문제가 있다고 보고, 따로 관리
  • 각자의 스프린트에 수행한 SP와 수행해야 할 SP를 노출하는 것이 좋음
  • 남은 것만 보면 알 수 없는 것들이 있음

예측 가능성 향상

  • 예측 가능성을 위해 휴일/명절을 포함하는 것이 좋음
  • 휴일/명절 영향까지도 고려해야 함

결론

업무 시각화와 WIP 제한, 의존성 관리 등의 개념을 적용함으로써 팀은:

  • 업무 흐름을 개선하고
  • 시간 도둑을 식별하여 제거하며
  • 궁극적으로 효율성과 생산성을 높일 수 있습니다

핵심 메시지

  • 시간을 훔쳐가는 것을 눈으로 볼 수 있을 때, 조직을 방해하는 전반적인 문제를 재조정하고 교정할 수 있게 해줍니다
  • 극적인 변화 대신 점진적인 변화로 사람들을 만족시킵니다
  • 칸반은 업무 영역을 지속적으로 개선할 수 있는 방법입니다
  • 가끔씩은 지루함을 경험하는 것도 좋을 수 있습니다
  • 회복성과 호기심의 조합이 지속가능하고 건강한 업무 문화로 나아가는 데 도움이 됩니다
  • 균형 잡힌 업무량의 중요성을 깨닫는 것이 중요합니다

마지막으로

시각화 하는 것과 수치화 하는 것은 다른데... 우선은 시각화 하면서 수치화 할 수 있는 것을 찾는 듯 하다.

업무 시각화는 단순히 보드를 만드는 것이 아니라, 문제를 발견하고 개선하는 지속적인 과정이다. 작은 것부터 시작하여 점진적으로 개선해 나가자.

참고 자료

  • "업무 시각화 2/e: 효율적으로 업무를 처리하는 시간 관리 비법" (데이비드 J. 앤더슨, 마르쿠스 로메르트 저)
  • 칸반(Kanban): 일본어로 신호카드를 의미하며, 어떤 일을 할 수 있는 상태인지 알려주는 방식